INJEP - Marly (78)

Jeudi 4 décembre 2002  

  Point d’information sur le projet modernisation, David Trebosc et Jean-Yves Lopez

Un point a été fait sur les actions réalisées au cours de l’année 2002, et plus particulièrement sur le logiciel d’inventaire, les GOM et les commutateurs de secours VLAN. La migration sur les nouveaux serveurs NT devrait maintenant avoir été réalisée dans toutes les DR, d’autant que les anciens serveurs ne sont plus garantis. La migration sur les nouvelles machines GCF est également terminée. Le bilan de ce deux opérations est positif.

Le plan d’actions modernisation pour 2003 reste à valider par le BPC (cf. présentation en PowerPoint ou Pdf). La migration vers Windows 2000 / XP est la principale opération. Deux études vont également être lancées :

1. Architecture des réseaux en délégation (un groupe de travail SSI / DSI sera mis en place sur ce thème au premier trimestre)
2. Les impressions et imprimantes en délégations.

L’équipement de toutes les délégations en dispositifs de visioconférence est inscrit au plan d’action 2003.

• Migration 2000 / XP en délégation

Rappel des choix

• OS serveur : 2000
• OS micro : XP
• Bureautique : suite XP

Des solutions alternatives à Windows 2000 et XP n’ont pas été envisagées pour cette migration. .Net a été écarté car il est trop récent et nous bénéficions d’un retour d’expériences insuffisant. Pour ce qui est des logiciels libres, une réflexion plus générale est engagée. La DSI travaille actuellement avec les départements scientifiques autour de open office. Cette suite s’avère être de bonne qualité mais conserve quelques dysfonctionnements qui exigent l’organisation d’un support interne. Quelques problèmes de compatibilité avec des macros excel rendent son utilisation en DR peu intéressante. Elle est plus adaptée aux laboratoires et une diffusion sera peut être à organiser.

La migration vers Windows 2000 et XP est programmée au second semestre, l’accompagnement sera organisé au cours du premier semestre. Différents types d’actions sont à prévoir en direction des SSI et des utilisateurs. Pour les utilisateurs, une formation est à prendre en charge dans le cadre du Plan de formation de la délégation. La formation des utilisateurs représentera 1 journée maximum (1/2 journée sur XP et ½ sur la suite office).

Un groupe de travail constitué de RSI a dégagé les premières orientations pour cette migration. Son travail sera complété par un second groupe constitué d’administrateurs. Ce groupe sera organisé début 2003.

Les orientations techniques retenues à ce stade prévoient les mêmes matériels, la même architecture générale et, globalement, les mêmes applications. Les principales évolutions sont liées à l’architecture de Windows 2000, aux aspects réseaux et sécurisation, aux supports utilisateurs et à l’Active Directory.

Certains RSI regrettent que les points les plus nouveaux de Windows 2000 et XP (comme l’Active Directory) n’aient pas été abordés plus tôt (sous forme de séminaires par exemple), pour que les RSI aient pu engager une réflexion bien avant la migration.

Les opérations d’authentification et de chiffrement posent quelques problèmes avec l’outil Eudora. La solution passe par l’ajout d’un plug-in ou le changement de client de messagerie, ce qui simplifierait une administration aujourd’hui très lourde. Un plan de nommage de type Prenom.Nom@cnrs.fr est également à l'étude. Certains soulignent que les universités proposent également ce type de service qui remporte peu de succès auprès des laboratoires soucieux de conserver leur identité.

• Point imprimantes

Les discussions ont démarré sur la base de la présentation de l’expérience de la DR 7. Elles confirment la diversité des situations dans les différentes DR. Plusieurs points ont été soulignés :

• la hausse exponentielle des dépenses de consommables ;
• la nécessaire réflexion à engager sur les impressions couleur ;
• la complémentarité imprimantes / photocopieurs ;
• les contraintes imposées par certaines directions.

L’étude sera lancée au premier trimestre. Elle sera élaborée en collaboration avec plusieurs RSI.

  Nouveau code des marchés publics, Laure Bru

Le groupe de travail sur le suivi des cumuls d’achats (SuiviCa) a poursuivi ces travaux au cours du second semestre. Le cahier des charges est maintenant finalisé.
Il est possible que la DFI donne quelques consignes aux utilisateurs Xlab et GCF pour faciliter la reprise des données.

Le nouveau code des marchés publics a quelques impacts sur la fin d’exercice, notamment aux phases 12, 16 et 35 (voir présentation).
On remarque, sur la mise en œuvre du nouveau code des marchés publics, que le succès de l’opération est fortement lié à un travail en forte interaction entre le RSI et le RSFC. Cette opération renforce le positionnement du RSI en tant que chef de service. Dans certaines délégations, cette collaboration interactive s’est avérée insuffisante.

Le CNRS a choisi de mettre en place le Nouveau Code des Marchés Publics par étapes. Le cahier des charges vient d’être bouclé. La mise en œuvre sera réalisée en 2 ou 3 phases au cours de l’année 2003. L’objectif est, bien sûr, d’intégrer les outils nécessaires à l’ordonnateur pour exercer ses responsabilités.
Les nouvelles versions d’Xlab présenteront peu d’améliorations pour les utilisateurs, et surtout, de nouvelles contraintes nécessaires à l’application du nouveau code. La véritable évolution interviendra avec la BFC.
 

  Refonte du portail Nouba, Alain Dedenis

Plusieurs modifications vont être apportées au portail Nouba en début d’année.
L’accès aux différents outils du portail sera simplifié grâce à une authentification unique dès l’accès au portail. Des droits d’accès personnalisés seront affectés à chaque utilisateur

L’ergonomie générale sera par ailleurs améliorée.

Certains participants souhaiteraient savoir si le déploiement imminent des certificats a été intégré au nouvel outil. Cette évolution n’a pas encore été intégrée et fera partie des évolutions futures.

•  Suivi des commandes par code de la nomenclature

Plusieurs délégations ont présenté leurs réalisations dans le cadre de la mise en place du code des marchés publics.

• DR 17 : développement d’un outil local sous UNIDATA

• DR 7 et IN2P3 : mise en ligne de nouvelles données (évolution de Mosquito)

• DR 15 : développement d’une application web

Plusieurs types de difficultés ont été rencontrées :

• un manque de clarté du groupe de travail sur ce qui était à prendre en charge dans les DR ;
• problèmes de circulation de l’information qui n’a pas permis de savoir ce qui était en cours de développement, et dans quelles DR ;
• un manque de synchronisation entre les DR ;
• la diffusion de l’outil de la DR 15 a provoqué des problèmes dont la résolution a été longue car l’équipe de l’AU ignorait la diffusion de ce nouvel outil.

Des mécanismes sont à mettre en place pour éviter que ce type de problème se renouvelle :

• des structures de forums pour organiser les échanges d’information ;

• la définition de protocoles de diffusion, légers mais garantissant la qualité des diffusions.

Point d'information sur la BFC, Christian Michau

On entre maintenant dans la phase finale de l’appel d’offres, avec remise du dernier questionnaire le 6 décembre. La commission d’appels d’offre doit se réunir au début du mois de janvier 2003. Un choix devrait être arrêté fin janvier.
Avec ce calendrier, le démarrage du projet est prévu au début du mois d’avril. Le projet a aujourd’hui un retard de 6 mois sur le planning initial.
Le nouveau chef de projet prendra ses fonctions en début d’année.
 

Point du groupe de travail bases locales, Roland Dartiguepeyron

Les derniers travaux ont essentiellement porté sur les bases liées au domaine PRH. Ces bases sont intitulées AGEDEL (agents de la délégation). Deux rencontres ont été organisées avec l’équipe RH de la DSI et la DRH sur différents points. Une version Access et Web sont en cours. Les données nécessaires seront accessibles via Infocentre.

L’attention du groupe et des délégations utilisatrices est attirée sur la nécessité de réaliser une déclaration à la CNIL.

Vendredi 5 décembre 2002  

Projet de plan de formation des équipes SSI pour 2003

Pour 2003, le plan de formation est construit autour de deux thématiques :

• les infrastructures : migration de Windows NT vers Windows 2000 et XP en délégation ;
• le domaine applicatif : préparation de l’arrivée des PGI et bases locales.

Pour la migration vers 2000 et XP, les deux options proposées aux RSI – d’une durée de 3 ou 7 jours – semblent correspondre à la réalité de l’ensemble du groupe, ce qui permettra d’organiser deux sessions équilibrées. Ces formations seront organisées au début du premier semestre. Elles seront suivies par les formations destinées aux administrateurs (7 jours). Chaque délégation pourra former entre 2 et 3 personnes en 2003.

Certains regrettent l’absence de séminaires de veille technologique au cours des dernières années. La DSI proposera un temps de veille technologique dans le cadre de JT en 2003 ; elle ne peut toutefois pas prendre en charge un travail à réaliser régulièrement par chacun.

La préparation au déploiement de PGI dans les domaine BFC et RH commence dès cette année, et constituera la priorité des Plans 2004 et 2005. La formation des sites pilotes (DR 12 pour la BFC) sera réalisée en dehors du PFRSI, et en avance de phase.

En ce qui concerne le calendrier, les équipes souhaitent que les formations soient essentiellement programmées au premier semestre.

Plusieurs RSI demandent l’organisation d’une nouvelle session « Nouveaux arrivants » à l’instar de celle organisée en 2002. Une fiche Guide pourrait également être réalisée regroupant les principales URL à connaître à l’arrivée au sein d’un SSI. Odile Jankowiak recontactera l’ensemble des équipes en début d’année pour proposer une date de formation nouveaux arrivants. Elle travaillera également sur la préparation d’une fiche Guide en collaboration avec un ou deux RSI (DR 4 et 8).

Le projet de PFRSI 2003 sera présenté aux délégués lors de leur dernière réunion de l’année. Il sera ensuite envoyé aux services du Bureau national de la formation permanente puis diffusé sur le web de la DSI.
 

Compte rendu de l'espace RSI, Eric Gervasoni

Cet espace a essentiellement été consacré à la Charte RSI. Une relecture collective a été faite et plusieurs modifications proposées.

Les principales discussions ont porté sur les point suivants :

• le chapitre « responsabilités du RSI » ;
• l’environnement hiérarchique et fonctionnel du RSI ;
• le co-développement (comment garantir la diffusion et l’assistance, comment formaliser une responsabilité collective).

Christian Michau a pris note des modifications demandées. La Charte sera présentée aux délégués, puis retravaillée avec le BQSD. Une nouvelle version sera diffusée en début d’année aux RSI.
 

Dernières évolutions Infocentre, Jean-Pierre Schemba

Pour l’Infocentre, l’année 2002 a été marquée par la mise en place de nouveaux indicateurs et l’adaptation de certains. La diffusion du tableau de bord a été élargie aux chefs de service des délégations.

Les évolutions prévues pour 2003 poursuivent le même objectif : favoriser l’accès à l’information. Elles se concrétiseront par de nouveaux accès et la mise à disposition de nouvelles données. Cet objectif s’accompagne d’un travail autour de la signification des données et de leur validité.

Un effort collectif est demandé aux RSI pour communiquer davantage sur l'existence et les potentialités des outils Infocentre.
 

Projet et évolutions du domaine personnel et ressources humaines, Marc Duschenes

•  Projet SIRH

Le projet de refonte du SIRH s’appuie sur une réflexion stratégique sur le domaine PRH, de nouvelles directives du ministère de tutelle et la forte contrainte interne que constituent le départ à la retraite d’une part importante des effectifs dans les 10 ans à venir.
L’objectif est d’aller vers un SI partagé, répondant aux besoins de l’ensemble des acteurs de la fonction RH de l’établissement : laboratoires, DR, DS, directions centrales, jusqu’à l’agent.
Le projet a été lancé le 26 avril 2002 ; le déploiement est prévu au cours de l’année 2006. La phase de cadrage stratégique est aujourd’hui terminée. Le rapport qui en résulte sera diffusé à l’ensemble des RSI après approbation.
On entre maintenant dans la phase d’expression des besoins qui débouchera sur un cahier des charges.
L’équipe projet (DSI et DRH) est répartie sur deux sites. Le directeur de projet est Jean-Pierre Fondère.
Quatre structures de travail ont été définies (cf. présentation) parmi lesquelles on compte 10 groupes de travail fonctionnels. Un des groupes est chargé de travailler sur la partie technique du cahier des charges. Il est piloté par Jacques Thomazeau qui contactera les RSI pour que deux ou trois d’entre eux fassent partie de ce groupe. Les RSI seront également représentés dans le groupe utilisateurs « Délégation ».

Le nombre d’utilisateurs potentiel atteint 26 000 personnes puisque chaque agent devrait pouvoir consulter les données le concernant.

• Concours chercheurs

La DRH a demandé à la DSI de mettre en place, sur des délais très courts – un formulaire électronique pour la campagne de concours chercheurs 2003, selon le circuit suivant :

• les candidats téléchargent le document ;
• le remplissent en local ;
• le renvoient rempli sur un serveur.

La solution adoptée est la même que celle mise en œuvre par le Trésor public.

Quelques problèmes de téléchargement apparaissent sur certaines plates formes Mac ou Linux. Des solutions alternatives au téléchargement sont à l’étude si le problème subsiste.

Un autre outil – utilisé par le CNFPT – va être mis en place pour la campagne de concours ITA 2003.

•  EFI MICRO : déclaration aux URSAFF

La première phase a été lancée en janvier 2002. Une interface entre Icare et Popart va être mise en place en janvier 2003.
Un problème est signalé à Caen sur la paie des boursiers.

La DRH transmettra les consignes aux gestionnaires des délégations. Quelques participants rappellent que certaines délégations n’utilisent pas EFI micro, utilisent le web ou réalisent leurs déclarations manuellement.

•  DAILPHE

L’objectif de ce nouveau projet est d’aider les laboratoires dans la gestion des ressources humaines. Un groupe de SPRH et l’Observatoire des métiers ont travaillé sur cette question – inscrite au CAP – en 2002, y compris sur l’outil. L’outil est actuellement en phase de prototype et va être testé par différents laboratoires. Le prototype sera présenté au séminaire SPRH de la mi-janvier.
Différents états pourront être réalisés : projections pluriannuelles, graphiques…

Certains s'interrogent sur l’incidence d’un tel projet sur Labintel. Il ne devrait pas y en avoir, d’autant que le fonctionnement de Labintel va évoluer vers celui d’un réseau d’applications.

•  Icare

Une réflexion est actuellement en cours pour que l’on supprime les 2 600 disquettes actuelles pour la prochaine campagne de dossiers de carrière.

•  Formations aux outils RH

De nouvelles formations sont prévues sur Icare et Popart en 2003.

Ateliers AU

Ces JT se sont terminées sur un travail en sous groupe sur le thème de l’assistance utilisateurs. Le but de l’atelier était d’identifier pour chaque DR : ses champs d’intervention en terme d’assistance utilisateurs ; le type d’intervention ; les acteurs. L’objectif général était de :

• s’assurer que les champs où une assistance est nécessaire sont couverts ;
• identifier les moyens d’améliorer les circuits.

Les tours de table des ateliers 1 et 2 ont fait apparaître différents types de situations.

•  Organisation

Pas d’organisation spécifique : les points suivants ont été soulevés en fonction des DR

• manque de formalisme dans les procédures de support qui pose problème en l’absence d’une personne ;
• fonctionnement basé sur le mail pour les demandes et les confirmations d'intervention ;
• pas d'historique sur les interventions ;
• pas de base de connaissance
• utilisation habituelle du téléphone pour les demandes d’assistance complétée par le mail pour les demandes non urgentes
• plaquettes d'informations (pas toujours à jour) pour les nouveaux arrivants présentant les procédures courantes ou les problèmes habituellement rencontrés par les utilisateurs
• besoins de statistiques sur l’activité de l’assistance dans le cas de la mise en place de contrats de service...

Assistance organisée : les solutions mises en place varient d’une DR à une autre

• un numéro unique parfois transmis aux laboratoires et une boîte aux lettres générique ; passage obligé pour les demandes, sans possibilité de passer par un chemin détourné ;
• permanence tournante pour traiter l’assistance de premier niveau et parfois planification des interventions sur les postes de travail;
• fiche navette interne à la délégation qui permet à chaque service de suivre la prise en compte de ses problèmes ;
• une personne par service (un référent) recense les problèmes ou les interventions pour le service. Ces demandes sont analysées dans le service SSI et une réponse est faite en indiquant ce qui sera fait ou non, et dans quel délai ;
• cahiers d’exploitation en HTML qui reprend les routines pour une assistance fonctionnelle XLAB et GCF. Il s’agit d’un recueil de procédures permettant de réaliser ou d’expliquer des actions GCF/XLAB
• base de données d’appels développée en interne avec insertion automatique des mails. Ils sont ensuite complétés et archivés pour consultation
• outil de d’enregistrement des demandes d’assistance, de suivi de l’escalade, d’enregistrement des solutions et clôture des appels (PHP)
• suivi des tâches sous Outlook et enregistrement du temps passé
• une personne de l’équipe est définie par spécialité ; elle intervient sur les cas difficiles
• assistance complétée par des journées d’information (les « mardi informatique »)
• mise en place de forum web pour les gestionnaires des laboratoires dépendants de la délégation modéré par une personne de la délégation
• très souvent l’AU de la DSI est le « 2ème niveau » pour l’assistance assurée par l’équipe SSI

•  Champs couverts

Le support est presque exclusivement technique ; la partie fonctionnelle est totalement inexistante ou est sur le point de disparaître selon les cas.
Le champ couvert est généralement très large ; il va de la simple prise débranchée à une assistance bureautique complète.
Certaines délégations ont également en charge le réseau campus ou assure l’assistance technique au près des laboratoires qui n’ont pas d’informaticien (OS, réseau, sécurité, certificats,…).
Il est noté que dans certains cas et sur certains sujets les compétences techniques informatiques des laboratoires sont très supérieures à celles présentes en délégation ou à la DSI.

•  Base de données partagée

Elle apparaît comme une bonne idée pour la consultation. Pour la saisie les avis sont partagés. Ils sont positifs lorsqu'il n'existe pas de système spécifique et plus réservés lorsqu’un système est déjà existant car rien ne garantit que la nouvelle base fonctionnera selon les mêmes règles et répondra aux mêmes besoins.
Les participants ont insisté sur l’importance d’avoir la possibilité de suivre via le Web le traitement des demandes transmises à la DSI.